Passerelle employeurs

Inscription / Connexion

La passerelle de saisie Web est une fenêtre Internet sécurisée permettant la transmission rapide et simplifiée de la déclaration des retenues d'impôt à la source.

Depuis le 12 septembre 2016, les débiteurs de prestations imposables (employeurs) usant de la voie électronique pour communiquer à l’administration fiscale (ACI) les retenues d’impôt à la source effectuées reçoivent dorénavant de celle-ci les informations permettant d’améliorer la qualité des données. Aucune correction de décompte n’est désormais prise en charge par l’ACI, cette dernière signalant aux débiteurs concernés les corrections qui doivent ensuite être annoncées lors du décompte suivant pour la personne et le(s) mois concernés.

Inscription :

Vous souhaitez vous inscrire pour effectuer vos futures déclarations de retenue d'impôt à la source par Internet.

Pour obtenir un compte sécurisé, l'employeur doit être référencé au service de l'impôt à la source. Si ce n'est pas le cas, le formulaire d'ouverture ou de réactivation d'un dossier de débiteur de prestations (DPI) - 21488 (pdf, 619 Ko) (PDF, 1,36 Mo) doit préalablement être rempli.

Connexion :

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Foire aux questions

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Questions

Réponses

Que faire en cas d’oubli d’un mot de passe ?

Vous pouvez faire un reset de mot de passe via le lien mot de passe oublié sur la page de connexion ou via lien direct : https://www.portail.vd.ch/iam/selfservice/n/accueil

Il est nécessaire d'avoir renseigné votre numéro de téléphone mobile au préalable dans l'application "Gérer mon compte".

J’ai déjà un compte IAM et je souhaiterais m’inscrire à la passerelle employeurs, comment dois-je procéder ?

L’inscription se fait au moyen d’un formulaire en ligne disponible à l’adresse suivante : https://www.portail.vd.ch/iam/im/user

Un message d’erreur apparaît lors de mes tentatives de connexion au portail IAM. Que faire ?

Nous conseillons de réessayer plus tard (dans la journée – minimum 1 heure, voire mieux encore le lendemain). Il peut s’agir d’une interruption momentanée. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page d’aide du portail IAM www.vd.ch/iam-aide/

 

 

Je souhaite passer à l'authentification par SMS en place de la carte Matrics, comment dois-je procéder ?

Vous pouvez activer l'authentification par SMS dans l'application "Gérer mon compte", et choisir "Authentification forte". Renseignez votre numéro de téléphone mobile et activer l'option SMS.

Je souhaite ajouter une ou plusieurs références employeurs à mon compte déjà existant. Est-ce possible ?

Oui, la demande s’effectue au moyen d’un formulaire en ligne disponible à l’adresse suivante : https://www.portail.vd.ch/iam/im/user

Comment puis-je supprimer un ou plusieurs employeurs de mon compte d’accès ?

La demande de suppression est à effectuer par e-mail à l’adresse suivante : info.empis(at)vd.ch

Comment puis-je supprimer un compte utilisateur ?

La demande de suppression est à effectuer par e-mail à l’adresse suivante : info.empis(at)vd.ch

Dans quel délai dois-je renvoyer mon contrat signé, suite à une demande d’accès ?

La demande est valable 30 jours. Passé ce délai, la demande sera refusée et devra être répétée via notre site Internet. Une notification automatique de refus vous sera envoyée par e-mail.

Je souhaite changer de mode de communication (exemple : passer de « Saisie web » à « Swissdec »), comment dois-je procéder ?

La demande est à effectuer par e-mail à  info.empis(at)vd.ch en y indiquant le n° de référence débiteur, le nom de la société et la date à laquelle vous souhaitez modifier votre mode de communication. La modification peut se faire en cours d’année.

Puis-je vous transmettre des listes récapitulatives via la passerelle de « Saisie web » ou via la plateforme « Swissdec » pour des prestations de prévoyance, artistes, conférenciers ou sportifs imposés à la source ?

Non, actuellement nos outils informatiques sont réservés à la transmission de listes récapitulatives concernant les contribuables imposés à la source de type régulier (salariés).

Mon compte utilisateur est-il transmissible ?

Non, le compte est nominatif et non transmissible

Je me suis inscrit en mode de communication « Saisie web » ou « Swissdec », vais-je tout de même recevoir ma liste récapitulative pré-casée ?

Non, un courrier rappelant qu’il est temps de transmettre ses retenues est envoyé à l’employeur avec un BVR.

Que dois-je faire lors de ma première connexion ?

Vérifier les éléments pré-remplis sous les différents onglets puis, compléter les données manquantes.

Pourquoi la passerelle de « Saisie web » rétablit-elle la charge fiscale tous les mois ?

Compte tenu des différences d’impôt importantes qui peuvent apparaître, l’employeur fera en sorte d’adapter les retenues à la source en cours d’année fiscale, en prévision du décompte annuel.

La transmission de ma liste récapitulative via la passerelle employeurs IS-P2 suffit-elle ?

Oui, il ne faut pas nous faire parvenir une version papier.

Un message d’erreur apparaît lors de ma navigation sur la passerelle employeur. Que faire ?

Il est nécessaire de nous faire part du problème par e-mail à info.empis@vd.ch avec les indications suivantes : identifiant du compte utilisateur, N° de référence débiteur, nom, message d’erreur (image de l’écran), date/heure du message, période concernée, système d’exploitation, navigateur.

Je souhaite effectuer des tests sur la passerelle employeurs IS-P2. Puis-je le faire ?

Il est préférable de ne pas faire de test sur un utilisateur fictif. Si le sourcier test est transmis, l’impôt à la source ne pourra pas le supprimer de vos déclarations.

Avant la transmission de vos données, vous avez la possibilité de vérifier ou faire des tests sur un de vos employés.

Les enfants de mon employé ne sont pas pris en compte. Pourquoi ?

Les enfants ne peuvent être déclarés que si des allocations familiales complètes sont versées par une caisse suisse. Afin de rendre attentif l’employeur, notre passerelle employeurs IS-P2 vous oblige à y insérer la date de début de versement des allocations familiales pour chaque enfant.

Pour pouvoir valider la date de l’allocation, vous devez éditer la ligne de l’enfant en cliquant sur le bouton « Editer » à gauche du nom puis en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Dès que la date est inscrite, vous pouvez appliquer les changements.

Peut-on forcer le Code IS qui se trouve sous l’onglet « Calculer » ?

Pour le canton de Vaud, ce champ ne doit pas être forcé. Si les informations sont correctement remplies sous le sourcier, le barème est juste.

Une seule exception est acceptable. Le barème A1 peut être forcé si vous avez obtenu l’autorisation de l’impôt à la source pour votre employé.

Après avoir transmis ma déclaration, je constate une erreur. Puis-je effectuer une substitution du mois concerné ?

Non. La possibilité d’effectuer une substitution ne vous est proposée qu’au mois de décembre.

Les corrections pour les mois précédents nous sont indiquées dans la transmission du mois suivant.

Mes sourciers sont domiciliés dans différents cantons. A quoi dois-je faire attention ?

Il est important de demander un numéro de référence débiteur dans chaque canton concerné. Vous pourrez les insérer sous l’onglet « Employeur », « Numéros fiscaux ».

Si vous ne renseignez pas tous les numéros de références débiteurs, la transmission ne pourra se faire pour aucun canton.

La passerelle employeurs IS-P2 m’indique des « Retours cantons ». Est-ce important de les traiter ?

Oui, car la décision de taxation se basera sur les renseignements que nous vous fournissons via ces retours.

Il arrive que les employés avertissent leur employeur d’un changement (état civil, déménagement, naissance, etc) avant leur passage au contrôle des habitants.

Si les informations fournies via nos retours sont obsolètes, il est important que votre employé informe le contrôle des habitants de sa commune afin que la décision de taxation puisse se faire correctement.

Les retours cantons ne disparaissent pas et cela m’empêche d’effectuer la transmission. Que puis-je faire ?

Suite au traitement de la correction, il est obligatoire de valider le traitement de cette dernière en glissant le bouton « Traité » de Non à Oui.

Mon employé n’est plus sous contrat une partie dans l’année. Puis-je indiquer un salaire à zéro durant ce laps de temps ?

Non, si votre employé n’est plus sous contrat, il est très important de fermer le rapport de travail lors de sa fin de contrat et rouvrir un nouveau rapport de travail en cliquant sur le bouton « ajouter » sous l’onglet « Rapports de travail » lors du réengagement.

Dans quel cas puis-je utiliser le bouton « Non » afin de bloquer le calcul automatique de la période de soumission sous l’onglet « Rapports de travail » ?

Lorsque le sourcier qui habitait en Suisse devient frontalier reconnu (fin d’imposition IS) ou lorsque le sourcier se marie avec une personne qui a la nationalité suisse ou un permis C (fin d’imposition IS).

Je souhaite que la passerelle employeurs effectue le rétablissement de la charge fiscale qu’en fin d’année. Que puis-je faire ?

Le rétablissement de la charge fiscale en cours d’année est important afin que l’impôt retenu soit toujours correct et que votre employé n’ait pas de surprise en fin d’année.

Malgré tout, vous avez la possibilité de stopper cette fonctionnalité durant l’année en indiquant un salaire annuelle ou mensuelle sous l’onglet « Rapport de travail »

Champ « Prestation mensuelle brute annoncée ». Ainsi, l’annualisation de l’impôt à la source se fera en fin d’année lors des calculs du mois de décembre.

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