Une journée dans la vie de deux secrétaires d’unité à l’Office de protection des mineurs (ORPM) de l’Ouest à Rolle
"Pour mes parents, le simple fait que je travaille pour l’État, c’est une fierté. Et moi, je me dis que, à ma façon, je participe à la protection de l’enfance."
- 24 ans
- Apprenti pendant 2 ans puis engagé depuis septembre 2025
"Je recommanderais ce travail à d’autres à 1000% car au niveau administratif c’est très varié. C’est ce qui donne envie de venir le matin. C’est hyper enrichissant."
- 33 ans
- En poste à la DGEJ depuis 12 ans
Un mardi (pas) comme un autre
8h - Arrivée au travail
Perrine (P): La journée commence au plus tard à 8h30, moment où l’accueil ouvre. Comme la plupart des collaborateurs du Canton de Vaud, nous travaillons 8h18 par jour.
Tiago (T): L’un de nous va chercher le courrier puis, sur délégation de la secrétaire de direction, l’ouvre, le date et le distribue à la Direction. Il s’agit de 20 à 30 lettres par jour des autorités judiciaires principalement, mais aussi de familles, d’écoles, d’avocats ou autres.
8h10 - Consultation des emails et priorisation des tâches
P: Lorsque nous arrivons au bureau, nous ouvrons nos emails pour voir les demandes des Assistants sociaux en protection des mineurs (ASPM) et priorisons les tâches. Ça peut aller de la relecture de rapports de protection des mineurs, à la rédaction de convocations pour les familles, à l’établissement de décisions d’engagement financier (pour des stages sportifs ou de l’appui scolaire par exemple), à la mise en page de divers courriers.
T: Chaque secrétaire d’unité s’occupe en moyenne de cinq ASPM et l’équipe du secrétariat de l'ORPM de l'Ouest est composée de cinq secrétaires d’unité et d’une secrétaire de direction.
8h30 - Ouverture de la réception de l’ORPM
P: Notre rôle, c’est d’accueillir les parents, les enfants et les professionnels qui viennent à l’Office sur rendez-vous et de répondre aux appels téléphoniques. J’aime bien cette tâche car c’est ce qui me permet, en tant que personnel administratif, d’avoir l’aspect social.
T: Parfois, l’accueil peut être compliqué. Certains parents, par exemple, ne comprennent pas pourquoi ils ont été convoqués et peuvent être stressés. On leur explique le processus suite au signalement de leur enfant par un professionnel: le fait qu’un ASPM a été désigné, et qu’il va les recevoir avec le signalant, afin d’effectuer une appréciation.
P: Un tournus pour l’accueil est organisé dans notre équipe. On est 2 à 3 demi-journées à l’accueil par semaine. On peut poursuivre nos différentes tâches quand on est à l’accueil, tout en étant passablement sollicités tout au long de la journée.
10h20 - Relecture de rapports
P: Une grande partie du travail de secrétaire d’unité consiste en la relecture de rapports d’enfants suivis par la DGEJ: corrections, orthographe, syntaxe, mise en page.
T: L’objectif c’est que les rapports soient compréhensibles pour des personnes hors DGEJ. Personnellement, c’est ce que je préfère, car cela permet de suivre les situations et de parfaire la collaboration avec les ASPM. Dès validation des rapports, nous préparons les différents courriers qui les accompagnent afin de les transmettre à qui de droit.
11h30 - Rédaction d’une convocation
T: Nous sommes amenés à rédiger des convocations aux parents. Il est parfois nécessaire d’adapter le contenu en fonction de chaque situation, car certaines sont délicates – séparation, deuil, etc. – il est donc essentiel d’éviter toute erreur.
11h45 - Urgence
P: Durant la journée, on est régulièrement interpellé par les ASPM qui ont besoin d’aide. On peut, par exemple, être sollicité pour établir une demande de mesure urgente auprès de la Justice de paix pour un placement en urgence. Dans ce cas, notre rôle est de soutenir les ASPM en les déchargeant du côté administratif.
12h - Fermeture de la réception et pause de midi
P et T: On mange toutes et tous ensemble dans notre cafétéria, en présence des ASPM et de la direction.
13h30 - Appel d’un parent mécontent
T: Cela arrive que des parents soient désagréables au téléphone. Notre priorité est toujours de les écouter. L’objectif est de rester calme et de temporiser : “ J’entends ce que vous dites. ”, “ Je prends note et je vais transmettre votre demande à l’ASPM concerné.”.
13h45 - Archivage
P: Lorsque nous ne sommes pas à l’accueil, nous en profitons pour archiver les dossiers. Nous devons nous assurer qu’ils soient complets en vérifiant par exemple que, lorsqu’il s’agit d’une fratrie, les documents des 2, 3, 4, 5 enfants suivis se trouvent dans chaque dossier.
14h30 - Ouverture des dossiers
P: Suite à l’attribution des nouvelles situations d’enfants aux ASPM le mardi, les secrétaires d’unité doivent ouvrir de nouveaux dossiers. Cela prend facilement une heure par dossier.
T: On a en moyenne entre 1 et 5 nouveaux dossiers à ouvrir par semaine par secrétaire d’unité. Pour répartir la charge souvent inégale, nous n’hésitons pas à proposer notre aide aux collègues.
P: C’est vrai, le point fort dans notre secrétariat c’est l’entraide, car nous nous soutenons les uns les autres. On a de la chance, on est une bonne équipe.
16h30 - Mise sous pli du courrier
T: En fin de journée, chaque secrétaire met sous pli les courriers de ses ASPM en faisant des copies pour les dossiers.
P: Le courrier est ensuite amené, à 17 heures, au guichet de la poste par l’un de nous.
17h - Fin de la journée
Mise en évidence
Qu’est-ce qui vous a donné envie de travailler à la DGEJ ?
PERRINE, formée au gymnase en économie et en droit pour avoir un CFC d’employée de commerce, elle a fait un stage de maturité professionnelle commerciale d’un an à l’ORPM du Nord à Yverdon, ce qui a confirmé sa vocation administrative au sein de l’Etat. Perrine a ensuite été engagée à l’ORPM de Lausanne où elle est restée 10 ans, puis est venue travailler à l’ORPM de l’Ouest à Rolle, lors de la réforme des Offices.
TIAGO, après le gymnase en option socio-pédagogique et une maturité spécialisée en pédagogie, il a fait une année à la Haute Ecole Pédagogique parallèlement à son activité d’entraineur de foot. Puis, il a réalisé qu’il ne voulait pas évoluer dans le domaine de l’enseignement et il a donc cherché une place d’apprentissage en lien avec le domaine de l’enfance. Tiago a postulé pour un apprentissage en 2 ans à la DGEJ et il a été pris. A l’issue de son apprentissage, il a été engagé à l’ORPM de l’Ouest à Rolle.